À ne pas confondre avec l'entretien annuel d'évaluation, facultatif et centré sur la performance. L'entretien professionnel est une obligation légale et porte exclusivement sur les perspectives d'évolution et de formation.
Il se tient tous les deux ans, et systématiquement au retour de certaines absences longues : congé de maternité, congé parental, arrêt de longue maladie, mandat syndical, congé sabbatique. Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif vérifie que le salarié a bien bénéficié des entretiens et apprécie son parcours.
Dans les entreprises d'au moins cinquante salariés, le défaut d'entretiens ou d'actions de formation non obligatoires donne lieu à un abondement correctif du compte personnel de formation du salarié, à la charge de l'employeur. C'est la sanction la plus concrète du dispositif.
Il se prépare des deux côtés, se tient sur le temps de travail et donne lieu à un compte rendu écrit remis au salarié. Aborder la performance ou la rémunération y est hors sujet : le mélange des deux exercices est l'erreur la plus fréquente et vide l'entretien professionnel de sa fonction.